Die Hanauer gavoCon IT Consulting GmbH erläutert Möglichkeiten, wie durch die Integration externer Datenquellen in Microsoft SharePoint 2010 Mehrwerte bei der Verwaltung von Unternehmensdaten geschaffen werden
Arne Vortisch, Geschäftsführer der gavoCon IT Consulting GmbH
Hanau, 20. Juli 2011. Immer wieder stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Daten aus unterschiedlichen Software-Systemen miteinander verbinden und zueinander in Beziehung setzen zu müssen. Die in Hanau ansässige gavoCon IT Consulting GmbH (gavoCon) zeigt vier Wege auf, wie eine individuell an das Unternehmen angepasste Lösung von Microsoft SharePoint 2010 die Integration verschiedener externer Datenquellen komfortabel gestaltet. Dabei wird durch den zielorientierten Einsatz der SharePoint-Technologie mehr Leistung aus Software-Systemen generiert.
Arne Vortisch, Geschäftsführer von gavoCon, erläutert, mit welcher Motivation Unternehmen eine individuelle SharePoint-Lösung anfordern: „Bei der Konzeption von SharePoint-Projekten mit unseren Kunden stoßen wir immer wieder auf den Wunsch, systemübergreifend und vor allem schneller über Daten verfügen zu können. SharePoint ist bekannt für die gelungene Office-Integration und Collaboration-Funktionen, punktet durch seine hohe Skalierbarkeit und die vorhandenen Schnittstellen aber auch in der Interaktion mit anderen Software-Systemen. Während einer ausführlichen Analyse der IT-Strukturen zeichnet sich ab, wo mit SharePoint die Leistung erhöht werden kann. In den folgenden Punkten stellen wir Maßnahmen vor, die dabei typischerweise zum Tragen kommen.“
1. Unternehmensdaten in SharePoint zentralisieren
Mit Hilfe einer individuell konfigurierten SharePoint-Umgebung lassen sich die Unternehmensdaten aus unterschiedlichen Quellsystemen bündeln. Über externe Inhaltstypen werden beispielsweise Daten definiert, die in einer SQL-Server-Datenbank oder in einer anderen relationalen Datenbank gespeichert sind. Auch ein benutzerdefinierter Datenkonnektor, ein Webdienst oder eine SharePoint-Website können so verfügbar gemacht werden. Basis hierfür ist die Defintion des externen Inhalts innerhalb von SharePoint Designer 2010 oder der Import eines Anwendungsmodells über die Service-Anwendung für Business Data Connectivity. Zusätzlich können in SharePoint-Formularanwendungen, die über die InfoPath-Technologie erstellten werden, die Daten aus SharePoint mit externen Datenquellen kombiniert werden. Lästige Such- und Kopiervorgänge innerhalb verschiedener Datenspeicher werden durch diese Ansätze hinfällig gemacht. Der gravierende Vorteil hierbei ist die verbesserte Verfügbarkeit und der deutlich schnellere Zugriff auf Unternehmensdaten. Weiterhin wird die Datenqualität verbessert, da eventuelle Irrtümer während der manuellen Zusammenführung zeitkritischer Daten verhindert werden.
2. Lesen, Schreiben und Aufbereiten
Eine weitere Erleichterung im Datenmanagement erreichen Unternehmen, indem sie den beiderseitigen Informationstransfer zwischen SharePoint und den externen Anwendungen etablieren. Im Gegensatz zu SharePoint 2007 können mit SharePoint 2010 Daten wieder in die ursprüngliche Anwendung zurückgeschrieben werden. Die Daten aus einer externen Quelle werden also über die Schnittstelle Business Connectivity Services zusammengeführt, verarbeitet und die Ergebnisse anschließend wieder an das Backend-System transferiert. Dadurch wird eine mehrfache Datenpflege umgangen und wertvolle Arbeitszeit eingespart. Ebenfalls können über die Schnittstelle die im Backend-System lagernden Daten zur Gewinnung wichtiger Kennzahlen des Unternehmens aufbereitet werden. Die grafische Darstellung von Berichten erfolgt in SharePoint 2010 über Dashboards, Scorecards und Key Performance-Indikator-Listen.
3. Bestehende Systeme erweitern
Microsoft SharePoint 2010 kann nicht nur Daten aus anderen Systemen erfolgreich integrieren, sondern ist selbst auch als Erweiterung für bestehende Anwendungen effizient einsetzbar. Die vorhandenen Webservice-Schnittstellen von SharePoint ermöglichen die Nutzung als Extension für die im Unternehmensbetrieb etablierten Backend-Systeme. So können etwa bankspezifische Reporting-Lösungen mit zusätzlichen SharePoint-Features aus den Bereichen Dokumenten-Management-System und Collaboration ergänzt werden. Hiermit setzen Unternehmen in einer bereits bestehenden Software-Architektur neue Potenziale frei. Ebenso können die im Vergleich zu SharePoint 2007 erweiterten Business-Intelligence-Features von SharePoint 2010 die Funktionalität bestehender Systeme ergänzen.
4. Von der Datensammlung zum Workflow
SharePoint zeichnet sich im Datenmanagement dadurch aus, dass die Funktionalität weit über den bloßen Austausch von Informationen zwischen Software-Systemen hinausgeht. Letztlich lassen sich auf Basis der systemübergreifend verfügbaren Daten in SharePoint auch komplexe Workflows initialisieren. Ohne Arbeit am Code vornehmen zu müssen, können über grafisch orientierte Tools wie SharePoint Designer 2010 und Visio Arbeitsabläufe angestoßen werden. So können zum Beispiel in einer Datenbank gelagerte Informationen, die über externe Listen in SharePoint verfügbar gemacht werden, in Workflows eingebunden, dort verändert und rückgeschrieben werden.
Die gavoCon IT Consulting GmbH mit Sitz in Hanau wurde 2008 gegründet und hat sich auf professionelle IT-Dienstleistungen auf dem Gebiet von Microsoft-Technologien spezialisiert.
Die Kernkompetenzen des Unternehmens sind das Dokumenten- und Informationsmanagement mit Hilfe von Microsoft SharePoint Server, sowie die Technologieberatung für die SharePoint-Plattform in den Bereichen Planung, Einführung, Administration und Entwicklung. Grundlage der Beratungskompetenz sind das umfangreiche Know-how bei der Durchführung von SharePoint-Projekten und der Erstellung maßgeschneiderter SharePoint-Lösungen sowie die jahrelange Erfahrung der Mitarbeiter im Software Development.
In Ergänzung zu den SharePoint-Technologien bietet gavoCon auch Dienstleistungen im Bereich der Entwicklung von Individualsoftware auf der Basis von Microsoft .NET an.
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