Online-Vollmachten

Online-Vollmachten für Unternehmen: So funktioniert‘s

Firmen und Vereine profitieren dank Handy-Signatur und Bürgerkarte von einem ausgeklügelten online Vollmachtenservice. Mit Hilfe elektronischer Vollmachten können E-Zustellungs-Postfächer, Online-Amtswege und elektronische Signaturen von Vertretungen genutzt werden. Am 21. November passierte die Novelle des E-Government-Gesetzes den Ministerrat, welche den Datenschutz von Online-Vollmachten stärken will.

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Prozessmodell-Vollmachten

Das Vollmachtenservice der österreichischen Stammzahlenregisterbehörde ermöglicht die Hinterlegung von Online-Vollmachten. Die hinterlegten Stellvertretungen können für alle österreichischen E-Government Anwendungen genutzt werden.
Die eindeutige Identifikation erfolgt dabei durch eine geheime Stammzahl. Davon abgeleitet werden die bereichsspezifischen Personenkennzeichen. Diese werden im Internet zur Identifikation von Personen verwendet. Die österreichische Stammzahlenregisterbehörde erzeugt diese Personenkennzeichen und stellt sicher, dass diese rechtmäßig verwendet werden.
Vollmachten sind auf Grundlage des Firmenbuchs, Vereinsregisters, der Ergänzungsregister und zwischen einzelnen Bürgerinnen und Bürgern möglich.
Laut Datenschutzbericht 2017 wurde im vergangenen Jahr knapp 24.000 Mal in Vertretung gehandelt. Die meisten Vertretungsbefugnisse werden automatisch aus dem Firmenbuch, Vereinsregister und Ergänzungsregister für sonstige Betroffene übernommen. Am häufigsten werden Online-Vollmachten für elektronische Zustelldienste eingesetzt.

Zentrales Melderegister

Das zentrale Melderegister (ZMR) ist ein Verwaltungsregister, in der alle in Österreich gemeldeten Menschen erfasst sind. Neben nur einem möglichen Hauptwohnsitz sind gegebenenfalls weitere Wohnsitze vermerkt. Weiters können Standarddokumente zu Personenstand und Staatsbürgerschaft eingetragen werden. In der Folge müssen diese bei behördlichen Verfahren nicht mehr vorgelegt werden.
Die Meldungen werden laufend von den 2357 Gemeinden und Städten Österreichs in Echtzeit aktualisiert.

Ergänzungsregister

Im zentralen Melderegister sind nur jene Personen eingetragen, die in Österreich gemeldet sind. Um nicht meldepflichtigen Personen (z.B. Auslandsösterreicherinnen und Auslandsösterreichern) die Nutzung der Handy-Signatur und Bürgerkarte zu ermöglichen, wurde das Ergänzungsregister eingerichtet. Aufgenommen werden Personen, die weder im ZMR noch im Firmenbuch oder Vereinsregister eingetragen sind. Die Eintragung erfolgt auf Wunsch der Person.
Das Ergänzungsregister für natürliche Personen (ERnP) dient zur Eintragung natürlicher Personen, die nicht im zentralen Melderegister eingetragen sind. Daten sind Vorname, Familienname, Geburtsdatum, Geschlecht und Staatsbürgerschaft sowie bei Bedarf Ordnungsnummer und ZMR-Zahl. Weiters können Standarddokumente zu Personenstand und Staatsbürgerschaft eingetragen werden.
In das Ergänzungsregister für sonstige Betroffene (ERsB) werden nicht-natürliche Personen aufgenommen, die weder im Firmenbuch noch im zentralen Vereinsregister eingetragen sind. Daten sind Bezeichnung, Sitz, Anschrift, Rechtsform, vertretungsbefugte Organwalter und Ordnungsnummer.

Firmenbuch

Das Firmenbuch (FB) enthält zu Unternehmen, die unter einer Firma tätig werden, Bezeichnung, Rechtsform, Sitz, Anschrift, Zweigniederlassung, Organe, Vertretungsbefugnis, Personendaten, Kapital, Rechtstatsachen und Löschungen. Ergänzend sind die elektronische Urkundensammlung seit Juli 2005 und die elektronischen Jahresabschlüsse seit 2001 enthalten.

Zentrales Vereinsregister

Das zentrale Vereinsregister (ZVR) beinhaltet beispielsweise das Entstehungsdatum des Vereins, Sitz, Zustelladresse, Namen der organschaftlichen Vertreterinnen und Vertreter, etc. Jedem Verein wird eine Zahl zugewiesen, die ZVR-Zahl. Der normale Vereinsregisterauszug gibt Auskunft über den rechtlichen Status des Vereins und seine aktuellen Vertretungsverhältnisse. An persönlichen Daten vertretungsbefugter Funktionäre scheinen darin aus Gründen des Datenschutzes nur die Funktion und der Name auf.
Neben Vereinen werden im zentralen Vereinsregister auch gemeinnützige Stiftungen und Fonds sowie Trusts und trustähnliche Vereinbarungen geführt, die nicht im Firmenbuch aufscheinen.

Stammzahlenregister

Das Stammzahlenregister (SZR) ist ein integraler Bestandteil des E-Government Verbundes. Es dient der Berechnung der Personenbindung und von bereichsspezifischen Personenkennzeichen. Die aus den Daten errechnete geheime Stammzahl wird für die Bürgerkarte bzw. Handy-Signatur genutzt.
Die Stammzahl von natürlichen Personen z.B. leitet sich von der Zahl ab, die einer Person im Zentralen Melderegister eindeutig zugeordnet wurde (ZMR-Zahl).
Die Personenbindung stellt die eindeutige Bindung der Bürgerkarte an den rechtmäßigen Bürgerkarteninhaber sicher.

Datenschutz

Vier grundlegende Maßnahmen sichern die Identitätsdaten von Organisationen sowie Bürgerinnen und Bürgern:

  1. Um den Datenschutz zu wahren, werden im österreichischen E-Government keine einheitlichen Personenkennzeichen in Verfahren verwendet. Aus diesem Grund wird aus einer Stammzahl ein so genanntes bereichsspezifisches Personenkennzeichen (bPK) generiert. Diese kryptografischen Einwegableitungen sind nicht umkehrbar. Das bedeutet, dass von der abgeleiteten Zahl nicht mehr auf die Stammzahl zurückgerechnet werden kann.
  2. Aus datenschutzrechtlichen Gründen darf die Stammzahl keinesfalls als Identitätsmerkmal gespeichert werden. Wird die Handy-Signatur oder Bürgerkarte z.B. für das Login bei einem elektronischen Zustelldienst verwendet, wird nach der Überprüfung der Signatur die Stammzahl ausgelesen und in eine gesicherte Bürgerkartenumgebung übertragen, in der automatisch ein bereichsspezifisches Personenkennzeichen abgeleitet und die Stammzahl gelöscht wird.
  3. Zudem dürfen die Daten aus den Registern nicht über Bereiche hinweg zusammengeführt werden. Daher können alle Daten zu einer Person jeweils nur von der Bürgerin und dem Bürger selbst mittels Bürgerkarte bzw. Handy-Signatur zusammengeführt werden.
  4. Eine Gesetzesänderung bringt Ende 2018 Klarheit in die organisatorische Struktur. Am 21. November passierte die Novelle des E-Government-Gesetzes den Ministerrat. Künftig soll die Bundesministerin für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort die Aufgaben der Stammzahlenregisterbehörde von der Datenschutzbehörde übernehmen. Im Falle möglicher Datenschutzverletzungen – etwa im Zusammenhang mit der Berechnung von Stammzahlen oder bereichsspezifischen Personenkennzeichen – sollen dadurch Zweifel an der Unabhängigkeit der Datenschutzbehörde ausgeschlossen werden.

Ausblick: Online-Vollmachten ab 2020

Durch die Weiterentwicklung und Implementierung der europäischen elektronischen Identitäten (E-IDs), welche 2017 rechtlich eingeführt wurden und voraussichtlich ab 2020 auch faktisch umgesetzt werden, erweitert sich künftig das Aufgabengebiet der Stammzahlenregisterbehörde.
Der größte Brocken fällt dabei durch die geplante Vollausstattung der Bevölkerung mit Handy-Signatur bzw. Bürgerkarte an.
Durch die Verpflichtung zur E-Zustellung für Unternehmen ab 2020 ist zudem mit einer deutlichen Steigerung der Berechtigungsvergaben zu rechnen.
Schließlich sind alle europäischen E-IDs in Österreich anzuerkennen und sollen in den unterschiedlichen eGovernment-Anwendungen genutzt werden können.

Die 6 zentralen Register auf einen Blick:

  1. Zentrales Melderegister – ZMR
  2. Ergänzungsregister für natürliche Personen – ERnP
  3. Ergänzungsregister für sonstige Betroffene – ERsB
  4. Firmenbuch – FB
  5. Stammzahlenregister – SZR

Über Postserver Onlinezustelldienst GmbH
Postserver (gegr. 2010) ist ein behördlich und privatwirtschaftlich zertifizierter E-Zustelldienst. Postserver übernimmt die gesamte Ausgangspost und nutzt den günstigsten Zustellkanal: elektronisch oder postalisch. Durch die Sonderposition der E-Zustellung können selbst Behörden-Bescheide oder sensible personenbezogene Daten versendet und empfangen werden.
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