Moderner Rechnungseingangs-Workflow in der Automobil-Zulieferindustrie

J.M. software solutions und conducting GmbH optimieren Arbeitsabläufe mit softwaregestütztem Rechnungseingang-Workflow

Fulda, 26.06.2017. Die deutsche Automobilindustrie unterliegt einem strengen internationalen Wettbewerb, dem auch die Zulieferer im Pkw- und Lkw-Bereich unterworfen sind. So überleben nur die Zulieferbetriebe, die qualitativ hochwertige Produkte auf Abruf schnellstmöglich liefern können. Eines dieser Unternehmen ist die Wagner GmbH & Co. KG, die ihren Rechnungseingangs-Workflow mithilfe der Softwarelösungen Varial World Edition und Easy Archiv softwarebasiert organisiert und optimiert hat.

Die Wagner GmbH & Co. KG, die mit ihren 500 Mitarbeitern in der Mitte Deutschlands in Fulda ansässig ist, und an die 60 Millionen Kleinstteile pro Jahr nach modernsten Produktionsstandards produziert, ist nicht nur in Sachen Automobil-Industrie ein Vorreiter. Auch die unternehmenseigene Verwaltung ist sehr modern aufgestellt und arbeitet weitestgehend digitalisiert. Alles, was sich problemlos elektronisch erfassen lässt, wird über genau definierte Workflows im Archiv-System Easy Archiv abgelegt. Daher hat das Unternehmen auch seine Finanzbuchhaltung, die in der Varial World Edition geführt wird, mit der Archiv-Software Easy Archiv über die in der World Edition standardmäßig vorhandene Schnittstelle verknüpft. So konnte der Rechnungseingangs-Workflow sehr weit automatisiert und digitalisiert werden.

Mittlerweile erreichen 75 % der Eingangs-Rechnungen das Unternehmen digital. Als Christian Konz, Leiter Rechnungswesen der Wagner GmbH & Co. KG, 2012 die digitale Verarbeitung von elektronischen Rechnungen einführte, war das allerdings noch nicht der Fall: „ Wir haben bei der Umstellung damals proaktiv unsere Lieferanten angerufen und um die Umstellung auf E-Rechnungen gebeten“, erinnert er sich. „Dazu haben wir eine separate E-Mail-Adresse eingerichtet, die nur für den Empfang von elektronischen Rechnungen gedacht ist. Und wir akzeptieren E-Rechnungen auch wirklich nur, wenn sie über diesen Weg ins Unternehmen gelangen“, erklärt er. Die über diese E-Mail-Adresse eingegangen Rechnungen werden zunächst von einem Mitarbeiter darauf geprüft, ob es sich bei der E-Mail tatsächlich um eine eingehende Rechnung und nicht z. B. um eine Auftragsbestätigung oder gar Werbung handelt.

Der Rechnungs-Manager innerhalb der Varial World Edition ruft die bei den verbleibenden E-Mails hinterlegten Dateianhänge ab und vergleicht automatisch die dort erkannten Daten mit den im Programm hinterlegten Stammdaten der Lieferanten und schlägt den ggf. erkannten Lieferanten direkt vor. Nachdem ein Mitarbeiter die Rechnung auf Vollständigkeit der gesetzlich geforderten Rechnungsangaben geprüft hat, werden die Rechnungen im System für die Prüfung durch den Einkauf freigegeben. Dort werden die E-Rechnungen genauso wie die auf Papier eingegangen Rechnungen zunächst auf sachliche Richtigkeit geprüft.

Rechnungseingangs-Workflow

Für den Fall, dass sich diese Information nicht sofort im System ablesen lässt, kann der Einkäufer die betreffende Rechnung im System einem Sachbearbeiter zuweisen, der dann vom System eine Benachrichtigung erhält, dass eine Rechnung auf seine Prüfung wartet. Der Sachbearbeiter kann die Rechnung dann sachlich freigeben oder eben eine Klärung initiieren. Gerade bei Hilfs- und Betriebsstoffen ist dies eine gängige Praxis, da diese selten über den Einkauf direkt bestellt werden.

Die vom Einkauf oder den Sachbearbeitern freigegebenen Rechnungen gehen in die Finanzbuchhaltung, wo die finale Freigabe und die Übergabe an das Buchhaltungsprogramm der Varial World Edition erfolgt. Parallel zum Buchungsvorgang wird die Rechnung sofort archiviert und alle Belegdaten, wie z. B. Lieferanten- Nr., Betrag, Buchungstext oder Kostenstelle automatisch miterfasst. „Bei der Einrichtung des Systems war uns zudem ganz besonders wichtig, dass auch die Prüfvermerke der Sachbearbeiter mit erfasst werden“, so Konz. „Denn das sind die Punkte, zu denen immer mal wieder Rückfragen kommen können!“

Zeitgewinn macht sich bezahlt

Wenn C. Konz die manuelle Verarbeitung von Papierrechnungen von früher mit der heute digitalisierten Verarbeitung vergleicht, zeigt sich, wie viel Zeit man mit der Kombination von der Varial World Edition mit Easy Archiv tatsächlich spart: “Erstens kann eine digitalisierte Rechnung nicht mehr verschwinden – eine Papierrechnung hingegen kann man schnell mal im falschen Ordner ablegen. Wenn man also später nochmal eine Rechnung sucht, spart man hier enorm viel Zeit. Zweitens spart auch der Prüfer vom Finanzamt enorm viel Zeit bei der Betriebsprüfung und ist schneller mit der Prüfung durch.“

„Doch was noch viel entscheidender ist: Durch den größtenteils automatisierten Rechnungseingangs-Workflow und die Zeitersparnis bei Rückfragen, reduziert sich der Aufwand der Mitarbeiter des Finanzwesens für das Tagesgeschäft. So werden Kapazitäten frei, die sie z. B. für die Bearbeitung von wirtschaftlich interessanten Sonderfällen verwenden können. Denn höhere Rechnungen mit ungeklärten Sachlagen, die verhindern, dass wir aus diesen Rechnungen Skonto ziehen können, würden uns sonst viel Geld kosten. Da unsere Mitarbeiter seit der Umstellung aber Zeit haben, sich genau um solche Sonderfälle zu kümmern, spart uns das bares Geld. Und bei ca. 11.000 Eingangsrechnungen pro Jahr macht sich das finanziell positiv bemerkbar“, freut sich Christian Konz.

Fit für die Zukunft

Die Einrichtung des Rechnungseingangs-Workflows in der Varial World Edition durch die J.M. software solutions in Kombination mit der Archivierung durch Easy Archiv durch die conducting GmbH war für den Automobil-Zulieferer zudem ein Invest in die Zukunft: „Es ist davon auszugehen, dass das Finanzamt in den nächsten Jahren sowieso den Zugriff auf alle Belegdaten haben wollen wird. Dafür sind wir bereits heute gerüstet“, so der Leiter Rechnungswesen stolz.

Firmenprofil J.M. software solutions

Die 1998 gegründete J.M. software solutions GmbH unterstützt ihre Kunden in allen IT-Segmenten. Das mittelständische Softwarehaus hat sich u. a. als zertifizierter Partner der Varial Software einen exzellenten Ruf für Installation, Beratung und Schulung sowie als Entwicklungspartner für Varial-Produkte (Finanz- und Personalwesen) erworben. Dafür stehen den ca. 600 Kunden erfahrene Varial-Berater zur Verfügung, die auch die Datenkonvertierung von Fremdsystemen zur Varial-Software nicht scheuen. Zudem werden auf Wunsch Reporting-Tools, individuelle Softwareerweiterungen und Schnittstellen zur Varial-Software erstellt.

Firmenprofil conducting GmbH

Die conducting GmbH unterstützt Firmen bei der Anbindung von Softwareprodukten verschiedenster Hersteller an die vorhandenen IT-Systeme. Einer der wesentlichen Unternehmensschwerpunkte ist die Beratung und Einführung von Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Systemen. Geschäftsführer und Inhaber Jürgen Holdinghausen verfügt über jahrelange Erfahrung in der Anbindung von Archivsystemen an Finanzbuchhaltungssysteme wie z. B. der Varial-Software.

J.M. Solutions

J.M. software solutions GmbH

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