Die Herausforderung
IT-Leiter kennen das: Neben den zahlreichen Administrations-, Support- und Innovationsaufgaben, muss auch noch die Einhaltung gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzrichtlinien bewerkstelligt werden. So wie allen Beteiligten die Relevanz des Themas bewusst ist, genauso gut wissen sie um die Komplexität desselben. Roland Zeller, IT-Leiter der Berzelius Metall GmbH, Marktführer bei der Herstellung von Blei und Bleilegierungen, hat sich deshalb etwas Einzigartiges einfallen lassen: Er managt seinen Datenschutz über eine Map, die er gemeinsam mit seinem Datenschutzbeauftragten entwickelt hat und regelmäßig aktualisiert. „Eine Map ist das ideale Format um komplexe Themen, wie den Datenschutz zu visualisieren“, sagt Zeller. Bevor er Mindjet einführte, setzte Berzelius auf klassische Reports oder Übersichten, was dem Thema Datenschutz allerdings nicht vollständig gerecht wurde.
Die Lösung
„Datenschutz wird immer wichtiger“, weiß Zeller. „Früher habe ich mich auf die Aussagen des verantwortlichen Kollegen verlassen und mir die entsprechenden Unterlagen angesehen. Heute kann ich jederzeit sofort sagen, wie die aktuelle Datenschutzsituation bei Berzelius ist“. Gemeinsam mit seinem Datenschutzexperten von EHS Datentechnik hat er eine Basis-Map entwickelt, die auf den ersten Blick Informationen darüber vermittelt, welche kurz-, mittel-, und langfristigen Datenschutzmaßnahmen anstehen, bzw. wie deren aktueller Status ist. Die Map gibt schnelle und leicht nachvollziehbare Übersicht, sowohl was behördliche Kontrollen zur Einhaltung der Datenschutz-Richtlinien angeht als auch hinsichtlich der Umsetzung langfristiger Ziele. „Selbstverständlich kann man nicht sämtliche Prozesse eines Unternehmens mit 500 Mitarbeitern an fünf Standorten per Mausklick umsetzen“, ergänzt Zeller. Aber die Map bietet die optimale Voraussetzung, dass man bei Berzelius immer weiß, was ansteht. So kann Zeller einen optimalen Datenschutz für sämtliche Betriebe und Bereiche umsetzen und die Einhaltung der Gesetze garantieren.
Die Ergebnisse
Häkchen, Fahnen und Farben sind die entscheidenden Informationen. In Kombination mit den verschiedenen Datenschutzanforderungen weiß Zeller jetzt, wem er „wann und wie dringend auf die Füße treten muss.“ Übersicht ist das Wichtigste, sagt er und dass seine Map auch bei Kontrollen hervorragende Aussagekraft hat. „Datenschutz ist ein sehr, sehr komplexes Thema – das kann man nicht alles im Kopf behalten. Und wenn man dann nur eine Sache vergisst, knallt´s“, formuliert der IT Leiter deutlich. Das kann ihm jetzt nicht mehr passieren; die Datenschutz-Map der Berzelius Metall lässt nichts aus. Sie enthält Informationen über die Briefings des Datenschutzbeauftragten, dokumentiert wer mit welcher Aufgabe gerade betraut ist und verlinkt auf die entsprechenden gesetzlichen Grundlagen und Richtlinien.
Außerdem sind verschiedene Dokumente, wie etwa die Datenschutzvereinbarungen zwischen dem Unternehmen und den verschiedenen Mitarbeitern hinterlegt aber auch Konzepte wie beispielweise zur Gefahrenanalyse, Prozessoptimierung oder den Aufbau eines Kontrollsystems. „Mit Mindjet habe ich den perfekten Fahrplan für den Datenschutz: Ich sehe auf einen Blick was gemacht wurde, weiß woran gerade gearbeitet wird und verliere auch die langfristigen Ziele nicht aus dem Auge“, freut sich der IT-Leiter des Unternehmens. Langfristig kann er sich sogar vorstellen, die Map um das Thema „Compliance“ zu erweitern – aber erst, wenn bei allen Anforderungen der Datenschutzmap ein Häkchen steht.
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