Wenn Arbeitszeiten später erfasst werden
(Mannheim, 05.11.2015) Die Zeiterfassung kann sowohl stationär (z.B. über Terminals von Kaba oder PCS), als auch mobil erfolgen. Für mobile Zeiterfassungslösungen werden mobile Erfassungsgeräte (Smartphones) verwendet. Diese sind in der Regel über eine aktive Datenverbindung mit dem Erfassungs-Server verbunden und ermöglichen somit die online-Buchung. Mit mobilen Erfassungsgeräten sind neben online-Buchungen jedoch auch offline-Buchungen möglich.
Ist eine Kommunikation zwischen Erfassungsgerät und Erfassungs-Server nicht verfügbar (z.B. aufgrund eines Funklochs), wird die Buchung dennoch erfasst. Sie wird auf dem Erfassungsgerät gespeichert und automatisch übertragen, sobald die Kommunikationsleitung wieder bereit ist.
Hat ein Mitarbeiter das mobile Erfassungsgerät nicht dabei oder die Karte für den stationären Terminal am Arbeitsplatz vergessen, wird der Augenblick des Buchens versäumt. Auch im Falle eines Notfalls, das Vergessen des Buchens, bei Verbot der Nutzung von Mobilgeräten wegen störanfälliger Frequenzinterferenzen, ist das Stempeln zu der gewünschten Zeit nicht möglich. Für diese Fälle oder auch für Unternehmen, für die es prinzipiell nur infrage kommt am Abend später zu buchen, gibt es die Möglichkeit des Nachbuchens.
Wurde die Karte für den stationären Erfassungsterminal am Arbeitsplatz vergessen, ist ein Nachbuchen vor Ort per Telefon oder mobil trotzdem möglich.
Nachbuchungsregeln können einfach aber auch komplex sein. Bei dem einfachen Szenario erfolgt die Nachbuchung ohne Genehmigung und vor dem nächtlichen Zeitwirtschaftslauf, meist durch den Mitarbeiter selbst.
Bei einem komplexeren Szenario muss die Nachbuchung zuerst genehmigt werden oder Mitarbeitern ist es nicht gestattet die Buchung selbst vor zu nehmen. In diesen Fällen erfolgt Genehmigung bzw. Buchung durch den Vorgesetzten.
Bei einer Nachbuchung wird der Zeitstempel nicht, wie bei einer normalen Buchung, automatisch erfasst, sondern der Buchende bestimmt die Zeit, die festgehalten wird. Festgehalten wird beim Nachbuchen jedoch nicht nur die „gewünschte“ Kommen- bzw. Gehen-Zeit, sondern auch wann nachgebucht wurde und wer nachgebucht hat. Diese „Neben-Daten“ werden nicht an die Zeitwirtschaft weiter gegeben.
Mit dem Verwaltungswerkzeug Flintec T-Inspect können Daten, wie die Nachbuchungszeit und wer nachgebucht hat, verifiziert werden.
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