1. Die Zielvorgabe
Der Firmenchef war in Sorge. Er konnte wegen der schlechten Ertragslage das Weihnachtsgeld für sein Personal nicht finanzieren. Auch der von ihm angestrebte Umsatzzuwachs von € 100.000 wollte sich nicht einstellen. Im Hinblick darauf formulierte er folgende Ziele:
- die Ertragslage verbessern.
- das Urlaubs- und Weihnachtsgeld für das Personal sicherstellen,
- den Umsatz erhöhen.
Zur Realisierung seiner Zielvorgaben war er damit einverstanden, den synergetischen Lösungsansatz wie folgt umzusetzen:
1.1 Die Erwartungen feststellen
In einem Workshop mit dem Firmenchef und seinen acht Führungskräften stellte der Coach dazu folgende Frage:
Welche Erwartungen verknüpfen Sie mit dem Ergebnis der Zielvorgaben?
In einem Brainwriting wurden von den Führungskräften folgende Erwartungen zu den Zielvorgaben des Firmenchefs genannt (jedes Rechteck entspricht einem Kärtchen):
| Handwerkszeug, um Ziele gemeinsam zu erreichen | Ehrliche, neutrale Beurteilung des Unternehmens | Arbeitsabläufe organisieren |
| Arbeitsabläufe miteinander verbessern | Das Miteinander trainieren | Das Unternehmen soll auf gesunden Beinen stehen. |
| Der Infofluss soll besser werden | Unser Know-how-Potential soll optimal genutzt werden | Freude am Arbeiten |
| Mehr Umsatz, um Löhne und Arbeitsplätze zu sichern | Nicht nur reden, sondern auch handeln | Das Gehörte soll auch umgesetzt werden. |
Die Interessen der Führungskräfte der Druckerei sind dadurch zu einem gemeinsamen Wissensbild für das weitere Vorgehen sowohl visualisiert als auch dokumentiert.
1.2 Die Ziele bewerten
Zu diesem Zweck setzt die Business Synergetik die Technik der Punktvergabe ein. Die Führungskräfte bewerteten auf dieser Grundlage die von ihnen formulierten Ziele wie folgt (Auszug):
| Ziele | Punkte |
| EDV einführen (neue Software) | 8 |
| Urlaubs- und Weihnachtsgeld sicherstellen | 6 |
| reibungslosen Zahlungsfluss sichern | 3 |
| Umsatz erhöhen | 3 |
| den gesamten Informationsfluss verbessern | 3 |
| verfügbare Kapazitäten besser nutzen | 3 |
| Teamgeist entwickeln | 3 |
| Kompetenzbereiche genau abgrenzen | 2 |
| telefonischen Kundenkontakt sicherstellen | 1 |
| Gesamt | 32 |
Die Zahl der pro Person zu vergebenden Punkte entspricht der Hälfte der Anwesenden (= 4), wobei pro Ziel nicht mehr als 2 Punkte vergeben werden durften. Dies macht insgesamt 32 Punkte aus.
1.3 Die Störfelder feststellen
Im Anschluss an die Bewertung der zu treffenden Maßnahmen bzw. der neuen Ziele ist die Rangfolge für deren Verwirklichung vom Firmeneigner festzulegen und zu begründen. Dabei kann sich ein von der Gruppe als weniger wichtig eingeschätztes Ziel als besonders bedeutend oder sogar als Störfeld erweisen. Beispiel für Letzteres ist die zeitlich verzögerte Zusendung der Rechnungen, anstatt sie gleichzeitig mit der Ware den Kunden zu stellen. Die finanziellen Schwierigkeiten entstanden, weil dadurch einige Leistungen in Vergessenheit gerieten und deshalb nicht berechnet wurden.
Folge des dadurch verspäteten Zahlungseingangs waren unnötiger Zinsaufwand und Kapitaleinsatz. Bei einwandfreier Berechnung der erbrachten Leistungen und gleichzeitiger Zustellung von Ware und Rechnung wären aus dem Cash Flow sogar Zinserträge zu erwirtschaften gewesen.
1.4 Die Arbeitskräfte einbinden
Das Ermitteln der Verbesserungsmöglichkeiten ist naturgemäß ebenfalls geprägt von den Visionen (persönliche Vorstellungen) der in einem sozialen System verbundenen Menschen. Bei einer Betriebsversammlung wurden die von der Geschäftsleitung erarbeiteten neuen Ziele vorgestellt. Im Anschluss daran setzte der Coach erneut die Technik des Brainwriting ein und stellte den Arbeitskräften (von 56 waren 34 anwesend) folgende Fragen:
- Welche Ziele haben Sie, die Sie selbst, Ihre Kolleginnen und Kollegen bzw. das Unternehmen verfolgen sollten?
- In welchen Bereichen sehen Sie Ansätze für Verbesserungen?
Dazu konnten 34 Arbeitskräfte je 5 Punkte vergeben, maximal 2 pro Ziel. Insgesamt ergab sich folgendes Ergebnis (Auszug):
| Ziele | Punkte |
| Löhne und Gehälter bargeldlos überweisenFinanzielle Rücklagen bildenMaschinenführer statt Führungskräfte an den Maschinen einsetzenFirmeneigene Immobilie anschaffenMaschinen wartenPausen der Mitarbeiter einhalten | 35 22 15 14 14 14 |
2. Die Nachhaltigkeit sichern
Unter Nachhaltigkeit versteht die Business Synergetik die Sicherung der Lebenshaltung (Existenz), Liquidität (Zahlungsfähigkeit) und Bonität (Kreditwürdigkeit) sowie die innovative (erneuernde) Weiterentwicklung sozialer Systeme. Zu diesem Zweck wurde das ökonomische Prinzip wie folgt umgesetzt:
2.1 Die Prioritäten festlegen
Der Eigentümer der Druckerei entschied, das
Problem der Rechnungstellung als erstes zu lösen. Daraus kann jedoch noch keine
objektive Bewertung der Ziele aus der Gesamtverantwortung für die Druckerei
abgeleitet werden. Dazu ist es erforderlich, die Ziele unter den Parametern von
Wichtigkeit und Dringlichkeit zu analysieren. Für
diese Analyse werden folgende 4 Prioritätsstufen herangezogen:
| Priorität A | Ziele, deren Verwirklichung wichtig und dringlich ist; |
| Priorität B | Ziele, deren Verwirklichung wichtig, jedoch nicht dringlich ist (im Anschluss an die Ziele der Priorität A mit Terminvorgabe umsetzen); |
| Priorität C | Ziele, deren Verwirklichung dringend, jedoch unwichtig ist (bei ausreichend vorhandenem Personal parallel zu den Prioritäten A und B umsetzen); |
| Priorität D | Ziele, deren Verwirklichung weder dringlich noch wichtig ist (in diesen Fällen ist zu prüfen, ob sich das Umsetzen lohnt, wobei die Auswirkungen auf die Finanzen und die Motivation zu berücksichtigen sind). |
Diese von der Gruppe erarbeitete Prioritätenliste ist ein weiteres gemeinsames Ausgangsbild des Wissens und damit wichtig für die Motivation. In Verbindung mit der Entscheidung des Eigentümers ergibt sich die zweifelsfrei neue Zielvorgabe.
2.2 Die Realisierungen anordnen
Die Reihenfolge der Realisierungen orientiert sich an dem bestmöglichen für die Druckerei erzielbaren Nutzen. Zu den von seinen Führungskräften bewerteten Verbesserungsmöglichkeiten hat der Firmenchef folgende Reihenfolge der Wichtigkeit und Dringlichkeit angeordnet:
1. die Kundenrechnungen parallel zur Warenauslieferung bearbeiten;
2. Kundenangelegenheiten bearbeiten;
3. Angebote bearbeiten.
Mit dieser Reihenfolge der Aufgabenerfüllung wollte der Firmenchef
1. die Berechnung aller Dienstleistungen sicherstellen,
2. den Zahlungsfluss verbessern und dadurch Zinsausfall und Kapitalverlust vermeiden,
3. die Reaktionszeit auf Kundenwünsche reduzieren und
4. die Lieferzeiten verkürzen (die Mehrzahl der Angebote führte zu Aufträgen).
2.3 Den Zeitrahmen festlegen
Ein Zeitrahmen zum Verfolgen von Zielen erleichtert die Kontrolle des erzielten Fortschritts und das Anpassen der Zielvorgaben an veränderte Umstände. Für seine Druckerei hat der Eigentümer für die von ihm angeordnete Reihenfolge der Realisierung folgenden Zeitrahmen festgelegt (Auszug):
| Ziele | Zeitraum |
| EDV einführen (neue Software) | sobald Geldmittel vorhanden sind |
| Urlaubs- und Weihnachtsgeld sicherstellen | ist von der Liquidität abhängig |
| reibungslosen Zahlungsfluss sichern | permanent |
| Umsatz erhöhen | permanent |
| den gesamten Informationsfluss verbessern | permanent |
| verfügbare Kapazitäten besser nutzen | permanent |
3. Den Nutzen bewerten
Zitat: Es liegt an uns (den
Führungskräften), wenn es uns bislang nicht gelungen ist, das ungeheure
Potenzial der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erschließen.[1] Die
Business Synergetik hat auf dieser Grundlage in Zusammenarbeit mit dem
Firmeneigner und seinen Führungs- und Arbeitskräften folgenden Nutzen erzielt:
3.1 Die Diversifikation
Der Firmenchef hat seine Gewinnchancen verbessert, indem er sein Angebot um 3 neue Betriebszweige erweitert und auf 4 GmbHs verteilt hat. Insgesamt gesehen haben die getroffenen Maßnahmen dazu beigetragen, die finanziellen Risiken für den Eigentümer der Druckerei abzubauen und seine Firmen und die damit verbundenen Arbeitsplätze nachhaltig zu sichern. Dieses Vorgehen wird in der Wirtschaft als Diversifikation bezeichnet.
3.2 Die Kontrolle und Steuerung
Die Business Synergetik berücksichtigt auch die im menschlichen Gehirn ablaufenden Denk-, Lern- und Speicherprozesse und sichert die Arbeitsergebnisse gehirn- und computertechnisch ab. Der Firmenchef hat auf dieser Grundlage die Möglichkeit, seine Zielvorgaben im Hinblick auf den erzielten Nutzen zu kontrollieren und zu steuern. Im Einzelnen konnte er
- das Urlaubs- und Weihnachtsgeld für sein Personal gewährleisten,
- seine finanziellen Risiken reduzieren,
- seine unternehmerischen Chancen verbessern,
- die Ertragslage seiner GmbHs nachhaltig sichern,
- seine Bonität, Liquidität und Wirtschaftskraft stärken und
- den sozialen Frieden in seinen Unternehmen nachhaltig sichern.
3.3 Die Gesamtsituation
Bereits nach drei Monaten Beratungszeit waren durch
den Zukauf des Kundenpotentials eines Konkurrenten (der Firmeninhaber setzte
sich zur Ruhe) € 360.000 Umsatzzuwachs pro Jahr realisiert. Dann wurden die
personellen Ressourcen durch die Einstellung eines neuen Mitarbeiters
aufgestockt. Das Ergebnis: € 425.000 Umsatzzuwachs pro Jahr. Insgesamt
erbrachten alle getroffenen Maßnahmen bis zum Ende der 1½jährigen
Beratungsdauer einen Mehrumsatz von € 1,2 Mio. pro Jahr. Darüber hinaus war die
Ertragslage wieder positiv und sowohl das Urlaubs- als auch das Weihnachtsgeld
gesichert: www.schall-drucktechnik.de
[1] Vgl. Günther H. Schust: Total Performance Management, Ausgabe 1994, Seite 6n5
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