Verschiedene Auswertungen mit der Zeiterfassung

In modernen Unternehmen kann auf die Zeiterfassung nicht verzichtet werden, denn nicht nur die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeiter wird erfasst, sondern die modernen Zeiterfassungssysteme lassen vielfältige Auswertungen zu. In Unternehmen, in denen im Schichtdienst oder in Gleitzeit gearbeitet wird, liefert die Zeiterfassung wichtige Angaben darüber, ob Mitarbeiter Überstunden angehäuft oder Fehlzeiten zu verzeichnen haben; das ist auch dort möglich, wo Mitarbeiter auf Baustellen oder im Außendienst tätig sind. Die mobile Zeiterfassung mit Smartphone oder App ist unterwegs möglich, die App ist mit dem Computerprogramm vernetzt, sodass die Daten in Echtzeit auf dem PC zur Verfügung stehen. Um für Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen Auswertungen zu ermöglichen, können Zugangsberechtigungen mit Passwort festgelegt werden.

Damit eine Auswertung über die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter möglich ist, können Ausfallzeiten der Mitarbeiter wie Weiterbildung, Urlaub oder Krankheit im Zeiterfassungssystem erfasst werden. Vorgesetzte erhalten einen Überblick darüber, wie viele Stunden ihre Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet haben, und können abhängig von der betrieblichen Situation den Einsatz der Mitarbeiter planen. Der Abbau von Überstunden und der Ausgleich von Defiziten können in Absprachen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern erfolgen. Hohe Kosten werden auf diese Weise vermieden. Auswertungen sind täglich, wöchentlich, monatlich und in größeren Abständen, beispielsweise pro Quartal oder jährlich, möglich.

Wichtige Grundlagen liefert die Zeiterfassung für die Personalabteilung sowie für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, denn dort gilt es, Überstunden zu bezahlen, Fehlstunden zu erkennen und abhängig vom Einsatzgebiet des Mitarbeiters die tatsächliche Anwesenheit zu bezahlen. In der Buchhaltung, beispielsweise in der Finanz- und Kostenrechnung, sind ebenfalls verschiedene Auswertungen möglich.