Viele Akten eines Unternehmens müssen über verschieden lange Zeiträume sicher aufbewahrt werden. Zum einen müssen gesetzliche Vorgaben eingehalten werden und/oder Akten mit sensiblen Kundendaten für Qualitätssicherung und Service gelagert werden. Die Folge davon kann ein erhebliches Plus an Platzbedarf und zusätzliche Personalkosten sein. Die Lösung ist eine professionelle Aktenlagerung und Archivierung bei einem zertifizierten Unternehmen.
Die Gesetzeslage zur Akteneinlagerung
Gleich mehrere Gesetze regeln die Lagerung zentraler Unternehmensakten. Das Steuerrecht, das Handelsrecht, das Datenschutzrecht und das Sozialrecht. Außerdem sind auch die Akteneinlagerung in verschiedenen Behältnissen und die Aktenvernichtung geregelt. So regelt das Datenschutz unter anderem das Datengeheimnis sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen. Im Handelsrecht und auch im Steuerrecht ist geregelt, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen. Diese Gesetze und Vorschriften zu durchforsten und für das eigene Unternehmen die richtige Lagerung von Akten durchzuführen kann mit beachtlichem Aufwand gekoppelt sein. Um Fehler zu vermeiden, ist die Beauftragung einer Fachfirma, die darauf spezialisiert ist durchaus sinnvoll.
Die Vorteile sachgemäßer Aktenlagerung beim Experten
Eine eingehende Beratung zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und den Archivierungsvorschriften gibt den Auftraggebern zusätzlich Sicherheit und spart Geld für eigene Recherchen. Das dokuhaus Archivcenter ist DIN ISO 9001 zertifiziert und erfüllt die Anforderungen des Datenschutzgesetzes. Daher sind die maßgeblichen Punkte, die für eine externe Akteneinlagerung sprechen gewährleistet. Der Auftraggeber muss sich um nichts mehr kümmern. Nach Ablauf der Fristen vernichtet dokuhaus die Daten und Akten auf Wunsch sicher, diskret und umweltbewusst. Im angebotenen Komplett-Service sind das Packen, der Transport und die sachgemäße Lagerung enthalten.
Verpflichtungen für die Sicherheit der Daten
Die Mitarbeiter werden nach § 5 Bundesdatenschutzgesetz auf Datengeheimnis verpflichtet und besuchen regelmäßig Fortbildungen. Die Lagerräume sind gegen Einbruch, Feuer und unberechtigten Zugriff mit modernster Technik geschützt. Zutrittskontrolle und TÜV-zertifizierte Sicherheitssysteme sind obligatorisch. dokuhaus Archivcenter wird regelmäßig von einem Datenschutzbeauftragten überprüft und eine freiwillige, öffentliche Verpflichtung zur Geheimhaltung nach §1 Verpflichtungsgesetz komplettiert die Sicherheitseinrichtung zur Einlagerung von Akten.
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