In jedem Maklerbüro landen unzählig viele Dokumente und Info-Flyer. Und viele Informationen verlassen den Schreibtisch. Wie kann man dieser Menge an Papier „Herr“ werden? Eine Dokumentenverwaltung kann dazu ein guter erster Schritt sein. In einer Dokumentenverwaltung können Eingangs- und Ausgangspost erfasst werden und stehen für weitere Verarbeitung zu Verfügung. Das Maklerverwaltungsprogramm GIN-AX bietet eine solche Dokumentenverwaltung.
Für einen Versicherungsmakler werden viele Informationen und Daten noch in Papierform abgegeben. Dabei kann es sich um die verschiedensten Inhalte drehen wie Angebote, Versicherungsverträge, Schadenmeldungen, Unfallformulare usw. Viele dieser Papiere, die mit einem Kunden oder Geschäftskontakt in Verbindung stehen, sollen im Büro „greifbar“ sein. Zum einen muss oder will der Versicherungsmakler sie archivieren. Zum anderen sollen sie für eine weitere Bearbeitung eines Vorgangs zu Verfügung stehen. Dazu werden die Dokumente praktischerweise im Maklersystem erfasst.
Mit dem Maklerverwaltungsprogramm GIN-AX können Sie das auch tun! Dokumente, die in Papierform auf dem Schreibtisch eintreffen, können eingescannt dem Geschäftsvorgang angefügt werden. Das gleiche gilt für Unterlagen, die in pdf-Format oder als Word-Datei zugesandt werden. Auch empfangene Emails können in dieser Form aufbewahrt werden.
Alle Geschäftsbriefe, die an einen Business-Kontakt erstellt werden, können direkt mit diesem Kontakt verbunden werden. Das hat gleich mehrere Vorteile. Das Schreiben liegt im System vor und kann jederzeit wieder hervorgeholt werden und zwar von jedem, der auf die Software zugreifen darf. Es ist mit dem Kontakt oder einem Vorgang verknüpft und bietet den vollständigen Einblick in einen Schriftverkehr. Die Adresse für den Geschäftsbrief wird vom System vorgeschlagen und muss nicht gesucht werden – der Schriftverkehr ist konsistent, die Adressen sind korrekt.
Wird später ein Geschäftsvorgang wie z.B. eine Schadenmeldung bearbeitet, so können direkt im Maklerverwaltungssystem die Dokumente geöffnet werden, die dazu gehören: Unfallbogen, Gutachten, Schreiben an den Geschädigten, Emails an die Schadenabteilung des Versicherungsunternehmens usw. Es kann nichts verloren gehen.
Wer es noch komfortabler will und beispielsweise eine „Verschlagwortung“ wünscht, um noch größere Suchmöglichkeiten für die archivierten Dokumente zu haben, der könnte ein Dokumentenmanagementsystem verwenden. Mit dem Maklerverwaltungssystem GIN-AX lebt es sich auch hier ganz komfortabel, denn es gibt bereits Schnittstellen zu Dokumentenmanagementsystemen wie z.B. zu d3 von d.velop und zu Windream
Weitere Informationen zu unserem Maklerverwaltungssystem stellen wir Ihnen gern auf Anfrage zu Verfügung.