IBM-Studierende digitalisieren den Bewerbungsablauf für Auslandsaufenthalte bei ICXchange-Deutschland e.V.
Internationale Erfahrungen sammeln, Sprachkenntnisse verbessern, eine andere Kultur kennenlernen – das steht bei Schülern oft ganz oben auf der Wunschliste. Auch für die spätere Berufs- oder Studienwahl gewinnt ein Auslandsaufenthalt immer mehr an Bedeutung. Viele Schüler möchten schon sehr früh ihre ersten Erfahrungen im Ausland machen. Am besten lässt sich das mit einem Auslandsjahr an einer High-School verwirklichen. ICXchange-Deutschland e.V. vermittelt bereits seit 1974 erfolgreich deutsche Schüler an Partnerorganisationen im Ausland und ist in elf Ländern auf mehreren Kontinenten aktiv. Ziel des Projekts mit den IBM-Studierenden war, den Bewerbungsablauf für einen Auslandsaufenthalt zu vereinfachen und dem Kunden eine geeignete Collaboration-Software vorzustellen.
Im Rahmen ihres dualen Studiums haben die Studierenden in Stuttgart die Möglichkeit, ihre Projektmanagement-Fähigkeiten in Zusammenarbeit mit einem – meist externen – Partner unter Beweis zu stellen. Für drei Wochen hat sich das Projektteam bestehend aus elf Studierenden der Studienrichtungen Wirtschaftsinformatik, internationale Wirtschaftsinformatik und Dienstleistungsmanagement an die Arbeit gemacht, um für ICX ein bestmögliches Ergebnis zu erarbeiten.
Das Ergebnis war beeindruckend: Das Team digitalisierte den bestehenden Bewerbungsprozess für Auslandsaufenthalte, so dass Bewerber sich nun online über die ICX Website bewerben können. Die Daten der Bewerber werden anschließend automatisch an die entsprechenden ICX Mitarbeiter verschickt. Die Daten können dann in eine Datenbank exportiert werden, was die Arbeit der Mitarbeiter erheblich erleichtert. Für die Bewerber wird der Bewerbungprozess ebenfalls vereinfacht und hinterläßt durch das moderne „look and feel“ einen professionellen Eindruck.
Zusätzlich richtete das Team eine auf IBM Connections basierende Community für ICX ein. Das Tool dient zum einen als Kollaborationsplattform für das ICX-Team, innerhalb der auch wichtige Formulare und Informationsdokumente zentral abgelegt und bearbeitet werden können. Der Vorteil dabei ist, dass die Dokumente responsive gemacht wurden, sodass ein einfaches Ausfüllen direkt und einfach möglich ist. Zum anderen bietet die Community auch eine Austauschmöglichkeit für die Teilnehmer, deren Eltern und ehemalige Teilnehmer, was besonders im Vorfeld eines Auslandsaufenthaltes wichtig ist
Der Geschäftsführer von ICX, Christian Orth, zeigte sich begeistert über die Arbeit der Studierenden und lobte die erarbeiteten Lösungen sowie das professionelle Arbeiten des Projektteams.
