Unternehmern werden ganz unterschiedliche Programme zur Projektzeiterfassung angeboten und dabei sind nicht nur die Kosten unterschiedlich, sondern vor allem auch die Leistungen. Jede Variante hat ihre eigenen Vor- und Nachteile und nicht jedes Programm passt zu jedem Bedarf. Signifikante Unterschiede gibt es außerdem in der Aufbereitung der Auswertungen, die manchmal sehr einfach aus Zahlen bestehen und in anderen Fällen auch als aussagekräftige Grafik verfügbar sind. Vor dem Kauf eines solchen Programms lohnt sich deshalb die genaue Überlegung, welchen Anspruch man an ein Programm zur Zeiterfassung stellt und welche Funktionen einem besonders wichtig sind.
Webbasiert oder nicht?
Der wohl wichtigste Unterschied zwischen den einzelnen Programmen besteht darin, ob sie webbasiert sind, oder nicht. Im Fachhandel ist Software erhältlich, die auf einem Datenträger gespeichert erworben wird und anschließend von der firmeneigenen IT-Abteilung auf allen Rechnern des internen Netzwerks installiert werden kann. Diese Software ist anschließend nur über das interne Netzwerk des Unternehmens aufrufbar. Besonders sensible Daten lassen sich so sehr leicht vor unbefugtem Zugriff schützen. Ein Nachteil hierbei ist jedoch, dass die Software ständig synchronisiert werden muss und das kann bei vielen Projektteilnehmern ein erheblicher Datentransfer sein. Webbasierte Programme sind in ihrer Nutzung deutlich flexibler. Sie können nicht nur von Rechnern des internen Netzwerks aus genutzt werden, sondern sind auch dann erreichbar, wenn mit einem Smartphone, Tablet oder Notebook eine Verbindung zum Internet hergestellt werden kann. Gerade in Firmen mit Mitarbeitern im Außeneinsatz oder bei regelmäßigen Kundenterminen bietet sich diese Variante für ein Projektzeiterfassung Programm an.
Den richtigen Leistungsumfang ermitteln
Einfache Programme, bei denen lediglich die Arbeitszeit an einem Projekt von allen Mitarbeitern erfasst werden soll, ist sehr kostengünstig oder sogar kostenlos erhältlich. Viel mehr als diese Basisfunktion wird in vielen Fällen jedoch nicht angeboten. Dabei machen gerade zusätzliche Funktionen ein Programm zur Projektzeiterfassung erst interessant. Wer zum ersten Mal ein solchen Programm nutzen und dabei die Vorteile für das eigene Unternehmen prüfen möchte, der kann das mit einer Basisversion tun. Besonderes Augenmerk sollten Unternehmer auf die Funktionen zur Auswertung der erfassten Zeiten legen. Je mehr Funktionen ein Programm hier anbietet, desto hilfreicher ist es in der Regel. Lassen sich die Daten nach unterschiedlichen Gesichtspunkten sortieren? Gibt es auch die Möglichkeit zur tabellarischen oder grafischen Auswertung des Datenmaterials? Ebenfalls im Vorfeld sollte geklärt werden, ob unbegrenzt viele Personen mit dem Programm arbeiten können, oder ob ab einer bestimmten Benutzerzahl Zusatzkosten anfallen.
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