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Effizienzprüfung im Aufsichtsrat
„Der Aufsichtsrat soll regelmäßig die Effizienz seiner Tätigkeit überprüfen.“ Dies ist eine schlicht gehaltene Empfehlung des DCGK Tz.5.6. Eine Empfehlung ist nicht bloß eine Anregung, der Aufsichtsrat muss in der Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG angeben, ob er der Empfehlung nachkommt. Obwohl der Kodex das Was und Wie der Durchführung völlig offen lässt, wird (nach bislang veröffentlichten Studien) die Empfehlung zur Selbstevaluation ganz überwiegend befolgt, auch wenn mancher Aufsichtsrat darin vielleicht eher eine unnötige bürokratische Zusatzbelastung sieht.
Zunächst einmal ist der Begriff „Effizienzprüfung“ weit auszulegen. Als Teil noch umfassenderer Corporate Governance-Prüfungen eines Unternehmens können hier die übergeordneten Zielkriterien als Compliance und Performance bezeichnet werden. Damit geht es sowohl um Fragen der Entsprechung der Aufsichtsratspraxis (mit Vorgaben aus Gesetz und DCGK, ggf. auch einem hausinternen Kodex) als auch um Fragen der Leistungsfähigkeit, mithin um Effektivität und Effizienz. Hierfür müssen geeignete Bewertungskriterien bzw. Sollmaßstäbe definiert werden. Ein naheliegender Ansatzpunkt für eine Compliance-Prüfung bildet der DCGK, da er relevante gesetzliche (Muss-)Vorschriften enthält. Mit Blick auf die Performance ist zu empfehlen, an den Hauptaufgaben des Aufsichtsrats Überwachung, Beratung und personelle Besetzung des Vorstands festzumachen. Dabei ist jeweils nach der erreichten Qualität (z.B. einer Personalentscheidung) als auch nach dem erforderlichen Aufwand (z.B. Anzahl der Sitzungen, die hierfür notwendig waren) zu fragen.
Die relevanten Bewertungsaspekte lassen sich nach unterschiedlichen Betrachtungsebenen weiter ausdifferenzieren. So macht es einen Unterschied, ob man den Aufsichtsrat insgesamt, einen Ausschuss oder das einzelne Aufsichtsratsmitglied beurteilt. Auf der Ebene des Organs wäre etwa danach zu fragen, wie gut die Zusammenarbeit mit dem Vorstand funktioniert, ob die Informationsversorgung angemessen ist, wie es um Vertrauen und Respekt im gegenseitigen Umgang bestellt ist. Nicht nur rein formale Kriterien, wie z. B. Sitzungsfrequenz und –dauer, sind bedeutend, GermanBoardRoom hält auch z. B. auch die Frage, wie intensiv und wie offen über strategische Fragen diskutiert werden kann, für entscheidende Faktoren. Auf der nächsten Ebene wäre z.B. zu ermitteln, ob die für das jeweilige Unternehmen zweckmäßigen Ausschüsse existieren, regelmäßig tagen und eine hilfreiche Vorarbeit für das Plenum leisten. Schließlich ist es besonders kritisch, auch das einzelne Aufsichtsratsmitglied in den Blick zu nehmen: Welche Qualifikation ist vorhanden? Ist die betreffende Person hinreichend unabhängig vom Vorstand? Ist sie auch motiviert? Engagiert sie sich im Unternehmensinteresse? Auf dieser Grundlage kann eine Bestandsaufnahme durchgeführt werden, für die bei Bedarf Externe hinzugezogen werden können, die dann auch methodische Details klären können. Wichtig erscheint es letztlich, unangenehmen Wahrheiten auch Konsequenzen folgen zu lassen. Nur so lässt sich die Qualität der Aufsichtsratsarbeit Schritt für Schritt verbessern.
GermanBoardRoom unterstützt den Aufsichtsratsvorsitzenden bei der Effizienzprüfung, damit die Durchführung nicht nur der gesetzlichen Pflichterfüllung dient, sondern das Unternehmen zu einer tatsächlichen Effizienzsteigerung führt. Hierzu hat GermanBoardRoom den GBR.BoardReview (http://www.germanboardroom.de/index.php/dienstleistungen.html ) entwickelt.
Unternehmensprofil:
GermanBoardRoom („GBR“) ist der Dienstleister, der Mitglieder von Aufsichtsgremien berät und bei ihrer verantwortungsvollen Aufgabe rundum unterstützt. Das Leitbild des GermanBoardRoom ist der „Profi-Aufsichtsrat“, also alle hauptberuflichen Aufsichtsräte, Beiräte und Verwaltungsräte. Zu den angebotenen Services zählen u.a. auch Seminare, Workshops und Einzelberatungen, die Aufsichtsräten konkret weiterhelfen und die Basis bilden, gemeinsam mit den Aufsichtsräten Lösungen für die weitere effiziente Entwicklung ihres Unternehmens zu finden. Dabei setzt GBR auf einen 360° Ansatz, den persönlichen Kontakt und das vertrauensvolle Gespräch. Regelmäßige ThinkTank-Meetings der GBR.Advisor gemeinsam mit GBR.Member und Gästen runden das Beratungs- und Dialogangebot von GermanBoardRoom ab. Aus dem Verständnis des Berufsbildes heraus beteiligt sich GermanBoardRoom an relevanten Diskussionen in der Öffentlichkeit und den Medien.
Weitere Informationen über GermanBoardRoom finden Sie auch auf www.germanboardroom.de.
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