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Der Eingangspost auf der Spur
Die Anzahl von Poststücken, die per Express-
Sendung verschickt werden, steigt, und nicht selten ist die Zustellung an eine
bestimmte Lieferzeit gebunden. Für Poststellenmitarbeiter ist das eine enorme
Herausforderung und bedeutet viel Handarbeit: Sendungen müssen
entgegengenommen, erfasst, sortiert und verteilt werden. Das neue
Wareneingangskontroll- und Verteilsystem Arrival®XE von Pitney Bowes vereinfacht
diese Schritte und gewährleistet eine lückenlose Posteingangskontrolle.
Der Handheld (PDC) erfasst alle Daten über einen Scanner und lädt sie in das
Arrival®XE-System. Dort werden alle eingehenden Sendungen automatisch in einer
Datenbank erfasst. Informationen wie Lieferzeit und Ort können direkt abgefragt
werden. Manuelle Erfassungen entfallen. Die Poststellenmitarbeiter können anhand
der erhaltenen Informationen Auslieferungen nach Dringlichkeit ordnen. „Dadurch
werden Lieferzeiten optimiert und die Abrechnungen vereinfacht", erläutert Jürgen
Schuricht, Core Team Leader Arrival®XE, die Vorteile des Systems. „Außerdem sind
Verantwortlichkeiten klar geregelt, da der Status jeder einzelnen Sendung per Zulieferort, -Datum oder -Zeit sowie Unterschrift nachvollzogen werden kann",
ergänzt der Produktmanager.
„Die Möglichkeit zur Verfolgung der Eingangspost wird von vielen Organisationen
unterschätzt", kommentiert Stefan Huth, Marketingdirektor bei Pitney Bowes.
„Verschwundene, verzögerte oder falsch zugestellte Poststücke innerhalb des
Unternehmens kosten Zeit und Geld und haben einen großen Einfluss auf
Geschäftsprozesse. Wenn ein Poststück per Express oder Einschreiben versendet
wird, dann sollte es nicht nur bis in die Poststelle, sondern bis zum tatsächlichen
Empfänger als Express-Sendung behandelt werden."
Immer up to date
Die Poststellenmitarbeiter sind zu jeder Zeit auf dem Laufenden über den Status
einer Sendung: Wer hatte sie vorher? Wer hat sie jetzt? Wann wurde sie zugestellt?
Fragen, die sich mit dem Arrival®XE in Sekundenschnelle beantworten lassen.
Arrival®XE automatisiert die Flut der eingehenden Post, verkürzt die Zustellzeiten,
und Sendungen lassen sich schnell und einfach nachverfolgen. Außerdem spürt das
System fehlgeleitete oder verdächtige Postsendungen auf und kennzeichnet diese.
„Arrival®XE ermöglicht es Organisationen - vom Ein-Mann-Betrieb bis zu
Poststellen, die die Post für mehrere Gebäude und Standorte bearbeiten müssen -,
einen internen Lieferservice anzubieten", sagt Jürgen Schuricht. Kommt eine
Sendung an, wird der Empfänger sofort benachrichtigt. Die Mitarbeiter stellen die
Sendungen zu und bekommt den Empfang per digitale Unterschrift quittiert. Diese
wird später auf das Arrival®XE-System übertragen. In der Poststelle können Berichte
wie zum Beispiel über unzustellbare oder beschädigte Sendungen generiert werden.
Zusätzlich kann der Arrival®XE-Scanner bis zu vier Bilder pro Packstück erstellen,
gewährleistet dadurch eine lückenlose Dokumentation und erhöht die
Nachweisbarkeit für den Posteingangsbereich. Nicht nur sicherheitstechnisch ist das
System eine gute Investition - es steigert auch die Produktivität in der Poststelle und
der Mitarbeiter. „Unser Geschäft ist das Management von Ein- und Ausgangspost -
Arrival®XE ist eine Ergänzung in unserem umfassenden Mailstream-Angebot",
ergänzt Stefan Huth.
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