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T-Systems vereinheitlicht Bestellprozess und senkt Kosten
Sichere und optimale Prozessabwicklung durch Identity- & Access-Management-LösungSeit August 2009 haben T-Systems-Mitarbeiter in Deutschland die Möglich-keit, Applikationszugänge online mittels Web-Frontend in einem User-Management-Tool auf Basis der syscove-ry Savvy Suite zu bestellen. Die neu ein-geführte Standard-Software gestaltet den internen Bestellprozess transparent und hilft dabei, Sicherheitsbestimmungen im Identity- und Access-Management einzuhalten und Kosten zu senken.
T-Systems stand Anfang 2007 vor der Herausforderung, eine einheitliche Lösung für die umfangreichen Bestell- und Verwaltungsprozesse der Applikationszugänge zu finden. In einem Unternehmen dieser Größenordnung ist die Verteilung von Anwendungen naturgemäß sehr komplex. Angestoßen durch neue Sicherheitsrichtlinien wurde nach einer Lösung gesucht, die nicht nur Datenschutz und SOX-konforme Bestellprozesse gewährleistet, sondern auch die gesamte Prozesslandschaft für Applikationszugänge standardisiert, Aufwände nach Kostenstellen darstellt und hilft, Kosten beim Lizenzmanagement transparent zu machen. Die syscovery Savvy Suite - eine Standard-Software für System- und Servicemana-gement - erfüllt diese Anforderungen.
Heute helfen optimierte und teilweise automatisierte Bestellprozesse, dem steigenden Aufwand gerecht zu werden. Genehmigungsanträge müssen nicht mehr handschriftlich bearbeitet werden, sondern gelangen per automatisiertem Workflow an die jeweils zuständige Auto-risierungsstelle. Nach entsprechender Prüfung und Freigabe erfolgt auch die weitere Bearbeitung automatisch. Der Besteller kann den Status im Genehmi-gungsprozess stets nachvollziehen. Die Zufriedenheit der Benutzer mit den nun schnellen und transparenten Bestellpro-zessen erhöhte sich erheblich.
Durch die syscovery Savvy Suite werden Applikations-Bestellprozesse transparent, in der Abwicklung beschleunigt und langfristig nachvollziehbar. Der Mitarbeiter, der einen Applikationszugang benötigt, kann diesen in einem personalisierten Katalog über das Firmenintranet bestellen. Daraufhin beginnt ein automatisierter Genehmigungsvorgang, welcher sich an den hinterlegten Hierarchie-, Organisations- und Genehmigungsstrukturen von T-Systems orientiert.
Nach einer Genehmigung wird ein Auftrag an die interne IT erteilt, wo der georderte Appli-kationszugang vorbereitet und bereitgestellt wird. Die Besteller werden hierbei kontinuier-lich über den Abwicklungsstand ihres Auftra-ges informiert und können diesen, falls not-wendig, stornieren oder ändern.
Die syscovery Savvy Suite funktioniert gleichzeitig als Asset-Management-Lösung. Bereits während die Applikation bereitgestellt wird, wird diese erfasst und einer Kostenstelle zugewiesen. Die integrierte Business-Intelligence-Lösung informiert Entscheider zu den jeweiligen Bestellvorgängen, aber auch zu den eingesetzten Applikationen. Dabei sind Kategorisierungen wie beispielsweise nach Kostenstellen oder Geschäftsprozessen möglich und bieten somit eine bessere Übersicht im Entscheidungsprozess.
Die neue Lösung erfüllt SOX- und Daten-schutzanforderungen. Nur berechtigte Datenverantwortliche können konkret beschriebene Zugriffsrechte vergeben. Jeder Mitarbeiter muss sich auf Basis des Berechtigungssystems eindeutig identifizieren, um seine Rechte in Anspruch zu nehmen. Die Berechtigungsvergabe wird regelmäßig überprüft und sichert, dass nur autorisierte Personen die entsprechenden Zugriffsrechte genießen. Unberechtigten oder inaktiven Benutzern werden die vorhandenen Rechte entzogen. Werden An-wendungen nicht mehr genutzt oder haben Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, wurden die Zugänge bislang manuell gelöscht. Dies geschieht nun automatisch.
Die bedarfsgerechte Vergabe von Accounts reduziert den Gesamtbedarf und somit die Kosten. Bei der initialen Aufnahme von Appli-kationen und deren Zugängen konnten bereits mehrere Tausend Zugänge gelöscht werden. Je nach Anwendungen waren Reduzierungen um bis zu 63% möglich. Regelmäßige Bestandsprüfungen verschaffen auch im laufenden Prozess Kosteneinsparungen.
T-Systems realisiert mit den umfassenden Funktionsmöglichkeiten der syscovery Savvy Suite ein benutzerfreundliches Tool. „Mit dem Einsatz der syscovery Savvy Suite bei T-Systems können wir einerseits die Richtlinien und Anforderung der Informationssicherheit einhalten und können andererseits die Grundlage einer effizienten Lizenzverrechnung bilden“, so Alexander Kühnemann, verantwortlicher Projektleiter bei T-Systems.
Derzeit können Mitarbeiter von T-Systems in Deutschland bis zu 77 Applikationen ordern. Insgesamt sollen dabei 120.000 Accounts eingerichtet werden. Mehr als 5000 Vorge-setzte und 50 sogenannte Fachgenehmiger können diese Zugangsberechtigungen im Workflow prüfen und freigeben. Dabei finden im Durchschnitt 400 Geschäftsvorfälle pro Woche statt. Ein enorme Aufgabe, doch Dank der neuen Lösung kein Problem!
Aus technischer Sicht bildet die syscovery Savvy Suite eine Schnittstelle zwischen ver-schiedenen Personalsystemen, dem User-Managementsystem und dem Bereitstellen von neuen Applikationen. Das Identity-Management-Tool „Who-Is-Who“ von T-Systems stellt alle notwendigen Stammdaten inklusive Verantwortlichkeiten qualitätsgesichert über eine Schnittstelle zur Verfügung. Das auf der syscovery Savvy Suite basierende User-Managementsystem überprüft bestehende Berechtigungen für Applikationen, so dass sämtliche Applikationen zu einer Identität abgefragt werden können. Aus beiden Tools ergeben sich die möglichen Bestellungen so wie deren Genehmigungsprozesse. Dabei sollen zukünftig freigegebene Aufträge direkt an das Provisioning-Tool weitergeleitet werden, welches mittels Standard-Connectoren die technische Umsetzung auf Datenbankebene einleitet.
Ein wichtiges Kriterium bei der Entscheidung für die syscovery Savvy Suite waren die Er-fahrungen des Herstellers mit anderen Groß-konzernen. Die syscovery Savvy Suite ist eine Standardsoftware, die sich durch ihre agile Entwicklungsmethode und ihren modularen Aufbau einfach und kostengünstig an die Bedürfnisse von Konzernen anpassen lässt. Bei T-Systems wurden neben der Core Engine, dem zentralen Struktur- und Steuerungsmodul der syscovery Savvy Suite, auch die Funk-tionen Service Request Management, Catalo-gue Management und Entitlement Manage-ment integriert. Die syscovery Savvy Suite bietet weitere Module, die die Abwicklung von System- und Servicemanagement erleichtern.
T-Systems stand Anfang 2007 vor der Herausforderung, eine einheitliche Lösung für die umfangreichen Bestell- und Verwaltungsprozesse der Applikationszugänge zu finden. In einem Unternehmen dieser Größenordnung ist die Verteilung von Anwendungen naturgemäß sehr komplex. Angestoßen durch neue Sicherheitsrichtlinien wurde nach einer Lösung gesucht, die nicht nur Datenschutz und SOX-konforme Bestellprozesse gewährleistet, sondern auch die gesamte Prozesslandschaft für Applikationszugänge standardisiert, Aufwände nach Kostenstellen darstellt und hilft, Kosten beim Lizenzmanagement transparent zu machen. Die syscovery Savvy Suite - eine Standard-Software für System- und Servicemana-gement - erfüllt diese Anforderungen.
Heute helfen optimierte und teilweise automatisierte Bestellprozesse, dem steigenden Aufwand gerecht zu werden. Genehmigungsanträge müssen nicht mehr handschriftlich bearbeitet werden, sondern gelangen per automatisiertem Workflow an die jeweils zuständige Auto-risierungsstelle. Nach entsprechender Prüfung und Freigabe erfolgt auch die weitere Bearbeitung automatisch. Der Besteller kann den Status im Genehmi-gungsprozess stets nachvollziehen. Die Zufriedenheit der Benutzer mit den nun schnellen und transparenten Bestellpro-zessen erhöhte sich erheblich.
Durch die syscovery Savvy Suite werden Applikations-Bestellprozesse transparent, in der Abwicklung beschleunigt und langfristig nachvollziehbar. Der Mitarbeiter, der einen Applikationszugang benötigt, kann diesen in einem personalisierten Katalog über das Firmenintranet bestellen. Daraufhin beginnt ein automatisierter Genehmigungsvorgang, welcher sich an den hinterlegten Hierarchie-, Organisations- und Genehmigungsstrukturen von T-Systems orientiert.
Nach einer Genehmigung wird ein Auftrag an die interne IT erteilt, wo der georderte Appli-kationszugang vorbereitet und bereitgestellt wird. Die Besteller werden hierbei kontinuier-lich über den Abwicklungsstand ihres Auftra-ges informiert und können diesen, falls not-wendig, stornieren oder ändern.
Die syscovery Savvy Suite funktioniert gleichzeitig als Asset-Management-Lösung. Bereits während die Applikation bereitgestellt wird, wird diese erfasst und einer Kostenstelle zugewiesen. Die integrierte Business-Intelligence-Lösung informiert Entscheider zu den jeweiligen Bestellvorgängen, aber auch zu den eingesetzten Applikationen. Dabei sind Kategorisierungen wie beispielsweise nach Kostenstellen oder Geschäftsprozessen möglich und bieten somit eine bessere Übersicht im Entscheidungsprozess.
Die neue Lösung erfüllt SOX- und Daten-schutzanforderungen. Nur berechtigte Datenverantwortliche können konkret beschriebene Zugriffsrechte vergeben. Jeder Mitarbeiter muss sich auf Basis des Berechtigungssystems eindeutig identifizieren, um seine Rechte in Anspruch zu nehmen. Die Berechtigungsvergabe wird regelmäßig überprüft und sichert, dass nur autorisierte Personen die entsprechenden Zugriffsrechte genießen. Unberechtigten oder inaktiven Benutzern werden die vorhandenen Rechte entzogen. Werden An-wendungen nicht mehr genutzt oder haben Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, wurden die Zugänge bislang manuell gelöscht. Dies geschieht nun automatisch.
Die bedarfsgerechte Vergabe von Accounts reduziert den Gesamtbedarf und somit die Kosten. Bei der initialen Aufnahme von Appli-kationen und deren Zugängen konnten bereits mehrere Tausend Zugänge gelöscht werden. Je nach Anwendungen waren Reduzierungen um bis zu 63% möglich. Regelmäßige Bestandsprüfungen verschaffen auch im laufenden Prozess Kosteneinsparungen.
T-Systems realisiert mit den umfassenden Funktionsmöglichkeiten der syscovery Savvy Suite ein benutzerfreundliches Tool. „Mit dem Einsatz der syscovery Savvy Suite bei T-Systems können wir einerseits die Richtlinien und Anforderung der Informationssicherheit einhalten und können andererseits die Grundlage einer effizienten Lizenzverrechnung bilden“, so Alexander Kühnemann, verantwortlicher Projektleiter bei T-Systems.
Derzeit können Mitarbeiter von T-Systems in Deutschland bis zu 77 Applikationen ordern. Insgesamt sollen dabei 120.000 Accounts eingerichtet werden. Mehr als 5000 Vorge-setzte und 50 sogenannte Fachgenehmiger können diese Zugangsberechtigungen im Workflow prüfen und freigeben. Dabei finden im Durchschnitt 400 Geschäftsvorfälle pro Woche statt. Ein enorme Aufgabe, doch Dank der neuen Lösung kein Problem!
Aus technischer Sicht bildet die syscovery Savvy Suite eine Schnittstelle zwischen ver-schiedenen Personalsystemen, dem User-Managementsystem und dem Bereitstellen von neuen Applikationen. Das Identity-Management-Tool „Who-Is-Who“ von T-Systems stellt alle notwendigen Stammdaten inklusive Verantwortlichkeiten qualitätsgesichert über eine Schnittstelle zur Verfügung. Das auf der syscovery Savvy Suite basierende User-Managementsystem überprüft bestehende Berechtigungen für Applikationen, so dass sämtliche Applikationen zu einer Identität abgefragt werden können. Aus beiden Tools ergeben sich die möglichen Bestellungen so wie deren Genehmigungsprozesse. Dabei sollen zukünftig freigegebene Aufträge direkt an das Provisioning-Tool weitergeleitet werden, welches mittels Standard-Connectoren die technische Umsetzung auf Datenbankebene einleitet.
Ein wichtiges Kriterium bei der Entscheidung für die syscovery Savvy Suite waren die Er-fahrungen des Herstellers mit anderen Groß-konzernen. Die syscovery Savvy Suite ist eine Standardsoftware, die sich durch ihre agile Entwicklungsmethode und ihren modularen Aufbau einfach und kostengünstig an die Bedürfnisse von Konzernen anpassen lässt. Bei T-Systems wurden neben der Core Engine, dem zentralen Struktur- und Steuerungsmodul der syscovery Savvy Suite, auch die Funk-tionen Service Request Management, Catalo-gue Management und Entitlement Manage-ment integriert. Die syscovery Savvy Suite bietet weitere Module, die die Abwicklung von System- und Servicemanagement erleichtern.
Unternehmensprofil:
Firmenportrait syscovery
syscovery ist ein partnerschaftlicher IT-Dienstleister, welcher es sich zur Aufgabe gemacht hat, Unternehmensprozesse kos-tensparend und benutzerfreundlich zu opti-mieren. Dabei besticht die Unternehmens-gruppe mit exzellentem Kundenservice und Betreuung, so wie einem umfangreichen Produkt- und Dienstleistungsangebot.
syscovery verfolgt ein ganzheitliches Konzept und bietet seinen Kunden umfassende Lösungen für unterschiedlichste Herausforderungen der modernen IT, dargestellt in den ´5S` ? Solutions, Service, Seminar, Software und Supply.
Seit Bestehen baute die syscovery Gruppe ihre Tätigkeit zügig aus. Heute ist syscovery in bundesweiten Projekten tätig und hat Standorte in Mannheim (Firmensitz), Frankfurt, Mainz, Berlin, München und Karlsruhe.
syscovery qualifiziert sich durch die zuverläs-sige Einhaltung von Terminen und Budgets und entspricht dabei höchsten Qualitätsstan-dards. Mit fast 10-jähriger Erfahrung ist sie Spezialist für Standardisierung, Automatisie-rung und Prozessoptimierung in komplexen IT-Landschaften.
Dies zeichnet sich durch zertifizierte Arbeits-methoden nach DIN EN ISO 9001:2008 und DIN EN ISO 14001:2004, ITIL und PMI aus. Hierfür verantwortlich ist das speziell einge-richtete Projektmanagement Office und ein kompetentes Team von 130 erfahrenen Mitarbeitern, welche kreativ und flexibel jede Herausforderung meistern.
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