nächster Artikel | vorheriger Artikel
Pitney Bowes: VIPERTM powert digitalen Rechnungsprozess
Um die neue Serviceleistung zu nutzen, genügt ein ganz normaler Internetzugang. „Der Integrationsaufwand ist minimal: Als Zugang zum von Pitney Bowes gehosteten Webportal dient eine Art Druckertreiber, der auf jedem Windows-PC installiert werden kann", erklärt Rainer Fischer, Solution Manager FinanceWorks bei PBMS. „Darüber wird eine sichere Verbindung zum VIPER-Portal aufgebaut und die Rechnungsdaten auf die Plattform übertragen. Papierdokumente werden so durch ein virtuelles Papier (VIPERTM) ersetzt."
Deutlicher Nutzen für Versender ...
Der digitale Rechnungsprozess beginnt in der gewohnten Arbeitsumgebung, die Daten können aus jedem Softwareprogramm von Excel bis SAP über den Treiber verschlüsselt auf das Portal geladen werden. Hier werden sie geprüft, extrahiert, konvertiert und für den Empfänger aufbereitet. Dabei überprüft die Software die elektronisch eingehenden Rechungen auch danach, ob alle relevanten Angaben wie etwa Steuer-ID, Steuernummer, Rechnungsdatum oder -nummer vorhanden sind. So wird keine Rechnung versendet, die formale Mängel enthält und Anlass zur Reklamation gibt. „Und Reklamationsbearbeitungen sind bekanntlich die aufwändigsten und kostenintensivsten Abläufe im Gesamtprozess", weiß Fischer. Die Dokumente werden dann mit einer elektronischen Signatur versehen und zusammen mit dem empfängerspezifischen Datensatz an den Empfänger weitergeleitet.
Wenn der Rechnungsempfänger seine Unterlagen postalisch erhalten möchte, druckt PBMS optional die Dokumente im eigenen Druckzentrum aus und organisiert den Versand. „Durch die hohen Druckmengen haben wir einen günstigen Druckpreis, und durch bedarfsgerechte Auswahl von verschiedenen Postdienstleistern können wir auch deutliche Portovorteile realisieren, welche wir an unsere Kunden weitergeben." Das Bündeln mehrerer Rechungen an einen Empfänger spart erfahrungsgemäß noch einmal 25 Prozent und mehr an Porto- oder Transaktionskosten. Denn: Der Nutzer zahlt lediglich pro getätigten Versand.
... und Empfänger
Mit FinanceWorks bietet PBMS auch dem Rechnungsempfänger die Möglichkeit, Aufwand und Kosten der Rechnungsbearbeitung zu reduzieren. „Neben den per VIPERTM übermittelten Belegen scannen wir die eingehenden Papierrechnungen und extrahieren die Daten, so dass sie ebenfalls über das VIPER-Portal übermittelt werden können", sagt Fischer. Bei gescannten Rechnungsdokumenten stellt PBMS durch eine manuelle Prüfung auch sicher, dass alle eingelesenen Rechnungselemente richtig erkannt und erfasst sind.
Im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen berücksichtigt die Lösung alle Arten von rechnungsrelevanten Datenströmen (Papier, EDI, e-Invoicing) und harmonisiert so die damit verbundenen Prozesse.
Fischer: „Das Erstellen eines Rechnungsdokuments kostet bis zu zwei Euro - das Handling beim Rechnungseingang sogar 13 Euro und mehr pro Dokument." Ausgaben, die durch FinanceWorks erheblich reduziert werden können. Denn das Standardisieren der Kommunikation zwischen Sender und Empfänger strafft die Prozesse deutlich und spart Zeit und Ressourcen.
PBMS bringt die neue Lösung europaweit zum Einsatz. „Für uns war wichtig, dass wir keine Insellösung schaffen", erklärt Fischer. „FinanceWorks soll möglichst viele Unternehmen miteinander verbinden können - und das auch über die Landesgrenzen hinaus."
nächster Artikel | vorheriger Artikel
|
Übernehmen Sie einfach den untenstehenden permanten Link zur Pressemeldung und bauen ihn in Ihre Webseite ein: |
