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Sensible Daten sicher versenden
Aus Datensicherheitsgründen investieren kleine und mittelständische Unternehmen bei der Dokumentenproduktion zwar in moderne Hard- und Software.Doch dann werden die sensiblen Daten wie Rechnungen häufig per Hand gefalzt und kuvertiert. Eine bedeutende Schwachstelle im Prozess. Dabei können gerade Unternehmen dieser Größe ihre Postbearbeitung optimieren und sensible Daten sicherer handeln. Das ist das Ergebnis einer Analyse von Pitney Bowes, bei der die Dokumentenabläufe im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnungen untersucht wurden. „Effizienz und Dokumentenschutz müssen Hand in Hand gehen. Allein mit dem Kauf neuer Drucker und Software ist es nicht getan – erst eine intelligente Weiterverarbeitung bietet größtmögliche Sicherheit“, sagt Marketingleiter Stefan Huth. Auf Basis dieser Erkenntnisse hat der sonst als Spezialist für maßgeschneiderte Lösungen bekannte Postbearbeitungsexperte Pitney Bowes spezielle Angebots-Bundles für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt. Huth: „Wir wissen, wie knapp die Budgets gerade in diesen Betrieben sind. Doch die Gefahr sollte nicht unterschätzt werden: Eine Gehaltsabrechnung in einem falschen Kuvert ist ein fataler Fehler. So etwas erschüttert das Vertrauen in den sorgsamen Umgang mit Mitarbeiterdaten nachhaltig.“
Mit den neuen Bundles stehen insgesamt drei Systeme zur Wahl. Sie unterscheiden sich dadurch, dass die enthaltenen Falz- und Kuvertiermaschinen verschiedene Leistungsniveaus und damit auch verschiedene Kundenbedürfnisse erfüllen. „Kunden können damit Systeme kaufen, die standardisiert sind und die Basisfunktionen für den täglichen Gebrauch beinhalten. Sollte sich erweisen, dass diese bei den Anforderungen im täglichen Arbeitsprozess nicht ausreichen, ist ein Upgrade auf ein höheres System möglich“, erklärt der Marketingleiter. Das Konzept ist denkbar einfach: Kunden, die keine spezifischen Funktionen benötigen, müssen dies auch nicht mitordern – und auch nicht mitbezahlen.
Ergänzt wird die Hardwareseite durch eine Software, die für die exakte Aufbringung von Steuerzeichen – so genannte OME-Codes (Optische Merkmal-Erkennung) – sorgt. Diese enthalten Informationen über die exakte Weiterverarbeitung – so geben sie etwa an, wie viele Seiten ein Dokument umfasst und stellen damit sicher, dass das System alle zusammenhängenden Seiten in einen Umschlag kuvertiert. Auch die Information darüber, welche Beilagen zugesteuert werden oder auf welches Papier gedruckt werden soll, findet sich in diesen Codes. Damit Kunden mit ihrer neuen Soft- und Hardware nicht alleine stehen, beinhaltet das Bundle außerdem die Integration in die bestehenden Systeme vor Ort. „Der Kunde muss nur noch angeben, wo auf seinen Dokumenten die Steuerzeichen aufgedruckt sein sollen“, sagt Stefan Huth.
Eine fehlerfreie Postbearbeitung, schnell und effizient – das sind die Vorteile, die das neue Mailstream-Angebot nun auch im mittelständischen Bereich ermöglicht. Mithilfe einer softwaregestützten Integritätsprüfung arbeiten die Systeme sicher, schnell und bequem und sind durch Upgrade-Möglichkeiten jederzeit in ihren Funktionen und Leistungen ausbaufähig. „Mit modernen Kuvertiersystemen können Dokumente bis zu dreißig Mal schneller verarbeitet werden als manuell“, so Huth. „Und das bei größtmöglicher Datensicherheit. Zugleich bedeutet das Einsparungen im Versand und einen erheblichen Zeitgewinn, den Unternehmen nun in produktivere Aufgaben investieren können.“
Mit den neuen Bundles stehen insgesamt drei Systeme zur Wahl. Sie unterscheiden sich dadurch, dass die enthaltenen Falz- und Kuvertiermaschinen verschiedene Leistungsniveaus und damit auch verschiedene Kundenbedürfnisse erfüllen. „Kunden können damit Systeme kaufen, die standardisiert sind und die Basisfunktionen für den täglichen Gebrauch beinhalten. Sollte sich erweisen, dass diese bei den Anforderungen im täglichen Arbeitsprozess nicht ausreichen, ist ein Upgrade auf ein höheres System möglich“, erklärt der Marketingleiter. Das Konzept ist denkbar einfach: Kunden, die keine spezifischen Funktionen benötigen, müssen dies auch nicht mitordern – und auch nicht mitbezahlen.
Ergänzt wird die Hardwareseite durch eine Software, die für die exakte Aufbringung von Steuerzeichen – so genannte OME-Codes (Optische Merkmal-Erkennung) – sorgt. Diese enthalten Informationen über die exakte Weiterverarbeitung – so geben sie etwa an, wie viele Seiten ein Dokument umfasst und stellen damit sicher, dass das System alle zusammenhängenden Seiten in einen Umschlag kuvertiert. Auch die Information darüber, welche Beilagen zugesteuert werden oder auf welches Papier gedruckt werden soll, findet sich in diesen Codes. Damit Kunden mit ihrer neuen Soft- und Hardware nicht alleine stehen, beinhaltet das Bundle außerdem die Integration in die bestehenden Systeme vor Ort. „Der Kunde muss nur noch angeben, wo auf seinen Dokumenten die Steuerzeichen aufgedruckt sein sollen“, sagt Stefan Huth.
Eine fehlerfreie Postbearbeitung, schnell und effizient – das sind die Vorteile, die das neue Mailstream-Angebot nun auch im mittelständischen Bereich ermöglicht. Mithilfe einer softwaregestützten Integritätsprüfung arbeiten die Systeme sicher, schnell und bequem und sind durch Upgrade-Möglichkeiten jederzeit in ihren Funktionen und Leistungen ausbaufähig. „Mit modernen Kuvertiersystemen können Dokumente bis zu dreißig Mal schneller verarbeitet werden als manuell“, so Huth. „Und das bei größtmöglicher Datensicherheit. Zugleich bedeutet das Einsparungen im Versand und einen erheblichen Zeitgewinn, den Unternehmen nun in produktivere Aufgaben investieren können.“
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