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Transpromotional Mailings – ein neuer Trend verändert den Postmarkt
Mailings landen zwar meist im richtigen Briefkasten, sie werden aber vom Empfänger immer häufiger gar nicht erst geöffnet oder lediglich überflogen und aussortiert.„Um die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden zu gewinnen, ist immer mehr Know-how notwendig. Dabei gilt: Je interessanter die Zielgruppe, desto höher der Aufwand“, sagt Stefan Huth, Marketingleiter Pitney Bowes Central Europe. Eine Entwicklung, die den Markt neu justiert: „Unternehmen müssen ihre Kommunikationswege überprüfen. Man muss die Mittel und Wege herausfiltern, die den Kunden tatsächlich erreichen. Das betrifft das Erstellen und Gestalten von Mailings genauso wie den gezielten Versand.“
So werden Telefon- und Internetabrechnungen einschließlich Einzelverbindungsnachweisen schon jetzt häufig per E-Mail versendet, um Druck- und Portokosten zu reduzieren. Für den Marketingbereich hat dieser Trend nicht gegriffen. Hier gilt auch weiterhin: Wer gelesen werden will, muss den Postweg nutzen. Diese Entwicklung belegt eine aktuelle Studie von Group1, der Softwaretochter von Pitney Bowes. Sie hat ergeben, dass Kunden gedruckte und per Post gesendete Dokumente bevorzugen. Dagegen werden Onlinerechnungen in Form von E-Mails nicht durchgehend angenommen. Auch das Leseverhalten der Empfänger wurde untersucht: Im Durchschnitt widmen sie Steuerkorrespondenzen, Rechnungen sowie Kontoauszügen die größte Aufmerksamkeit. Die Untersuchungen zeigen: Ein Marketingmailing muss sich einem starken Konkurrenzdruck stellen, bevor es vom Kunden tatsächlich gelesen wird.
Mit diesem Wissen können Unternehmen ihren Postversand an die neuen Marktanforderungen anpassen. Und über ihre Transaktionsdokumente, also Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Telefonrechnungen oder Kontoauszüge, maßgeschneiderte Informationen an ihre Kunden weitergeben. So kann etwa auf der Telefonrechnung selbst das neue High-Speed-DSL-Angebot beworben werden, mit den Versicherungsabrechnungen wird dagegen per zugesteuerter Broschüre auf neue Angebote verwiesen, die die Versorgungslücke zum Beispiel bei der Renten- oder Krankenzusatzversicherung schließen können. „Die Zukunft liegt darin, Transaktions- und Marketingmailings in einer Sendung zu integrieren. Künftig werden diese beide Bereiche fließend ineinander übergehen“, sagt Stefan Huth.
Neuen Anforderungen Rechnung tragen
Parallel zu der Entwicklung auf Empfängerseite steigen die Forderungen im Herstellungsprozess: Neben einer schnellen, flexiblen und sicheren Produktion wird Transparenz immer wesentlicher. „Heute wird Revisionssicherheit vorausgesetzt. Eine fehlerfreie Verarbeitung muss garantiert sein“, sagt Huth. Mit modernen Postbearbeitungssystemen ist es möglich, ein Dokument auf seinen einzelnen Entstehungs- und Verarbeitungsschritten zu lokalisieren und zu kontrollieren. Zur Datensicherheit gehört auch die lückenlose Dokumentation der Prozesse: Die in die Systeme integrierte Software erstellt Berichte über jeden Verarbeitungsschritt, den ein Auftrag enthält.
„Die Dokumente werden in rasanter Geschwindigkeit verarbeitet – das macht das präzise Handling der Daten zu einer ständigen Herausforderung“, sagt Stefan Huth. In den vergangenen Jahren wurde die Technik ausgefeilt, das Software-Portfolio wurde ausgebaut und differenziert. Heute zählt eine hoch entwickelte Software zur Grundausstattung der DMT-Systeme. Dennoch: „Möglichst viele gleichartige Dokumente möglichst schnell in einen Umschlag zu stecken – das ist die Herausforderung von gestern und heute. Aber wir müssen weiterdenken: Morgen wird es darauf ankommen, die standardisierten Postsendungen wie Rechnungen oder Kontoauszüge zur gezielten Werbeplattform zu machen“, sagt Stefan Huth. Dabei sieht sich Pitney Bowes durch permanente Entwicklungsarbeit, aber auch durch gezielte Unternehmenszukäufe in den vergangenen Jahren, etwa Group1 und MapInfo, gerade im Softwarebereich hervorragend gerüstet. „Wenn Unternehmen über die schnelle, revisionssichere Kuvertierung hinaus die richtige Werbebotschaft an den richtigen Empfänger senden wollen – und das auf eine Weise, die Aufmerksamkeit garantiert –, kommen sie an der Erfahrung und dem Portfolio des internationalen Marktführers Pitney Bowes nicht vorbei“ sagt Stefan Huth, nicht ohne Stolz. Der Marketingleiter weiß: „Die Herausforderung liegt darin, die vorhandenen Elemente immer weiter miteinander zu verzahnen, um auf die aktuellen Anforderungen des Marktes zu reagieren. Sogenannte ‚transpromotional Mails’ als Verkettung von Transaktions- und Promotionmailings sind ein solches Beispiel: die Verbindung von Hard- und Software sowie die Steuerung komplexer Prozesse unter Berücksichtung des kompletten Mailstreams eines Unternehmens.“
So werden Telefon- und Internetabrechnungen einschließlich Einzelverbindungsnachweisen schon jetzt häufig per E-Mail versendet, um Druck- und Portokosten zu reduzieren. Für den Marketingbereich hat dieser Trend nicht gegriffen. Hier gilt auch weiterhin: Wer gelesen werden will, muss den Postweg nutzen. Diese Entwicklung belegt eine aktuelle Studie von Group1, der Softwaretochter von Pitney Bowes. Sie hat ergeben, dass Kunden gedruckte und per Post gesendete Dokumente bevorzugen. Dagegen werden Onlinerechnungen in Form von E-Mails nicht durchgehend angenommen. Auch das Leseverhalten der Empfänger wurde untersucht: Im Durchschnitt widmen sie Steuerkorrespondenzen, Rechnungen sowie Kontoauszügen die größte Aufmerksamkeit. Die Untersuchungen zeigen: Ein Marketingmailing muss sich einem starken Konkurrenzdruck stellen, bevor es vom Kunden tatsächlich gelesen wird.
Mit diesem Wissen können Unternehmen ihren Postversand an die neuen Marktanforderungen anpassen. Und über ihre Transaktionsdokumente, also Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Telefonrechnungen oder Kontoauszüge, maßgeschneiderte Informationen an ihre Kunden weitergeben. So kann etwa auf der Telefonrechnung selbst das neue High-Speed-DSL-Angebot beworben werden, mit den Versicherungsabrechnungen wird dagegen per zugesteuerter Broschüre auf neue Angebote verwiesen, die die Versorgungslücke zum Beispiel bei der Renten- oder Krankenzusatzversicherung schließen können. „Die Zukunft liegt darin, Transaktions- und Marketingmailings in einer Sendung zu integrieren. Künftig werden diese beide Bereiche fließend ineinander übergehen“, sagt Stefan Huth.
Neuen Anforderungen Rechnung tragen
Parallel zu der Entwicklung auf Empfängerseite steigen die Forderungen im Herstellungsprozess: Neben einer schnellen, flexiblen und sicheren Produktion wird Transparenz immer wesentlicher. „Heute wird Revisionssicherheit vorausgesetzt. Eine fehlerfreie Verarbeitung muss garantiert sein“, sagt Huth. Mit modernen Postbearbeitungssystemen ist es möglich, ein Dokument auf seinen einzelnen Entstehungs- und Verarbeitungsschritten zu lokalisieren und zu kontrollieren. Zur Datensicherheit gehört auch die lückenlose Dokumentation der Prozesse: Die in die Systeme integrierte Software erstellt Berichte über jeden Verarbeitungsschritt, den ein Auftrag enthält.
„Die Dokumente werden in rasanter Geschwindigkeit verarbeitet – das macht das präzise Handling der Daten zu einer ständigen Herausforderung“, sagt Stefan Huth. In den vergangenen Jahren wurde die Technik ausgefeilt, das Software-Portfolio wurde ausgebaut und differenziert. Heute zählt eine hoch entwickelte Software zur Grundausstattung der DMT-Systeme. Dennoch: „Möglichst viele gleichartige Dokumente möglichst schnell in einen Umschlag zu stecken – das ist die Herausforderung von gestern und heute. Aber wir müssen weiterdenken: Morgen wird es darauf ankommen, die standardisierten Postsendungen wie Rechnungen oder Kontoauszüge zur gezielten Werbeplattform zu machen“, sagt Stefan Huth. Dabei sieht sich Pitney Bowes durch permanente Entwicklungsarbeit, aber auch durch gezielte Unternehmenszukäufe in den vergangenen Jahren, etwa Group1 und MapInfo, gerade im Softwarebereich hervorragend gerüstet. „Wenn Unternehmen über die schnelle, revisionssichere Kuvertierung hinaus die richtige Werbebotschaft an den richtigen Empfänger senden wollen – und das auf eine Weise, die Aufmerksamkeit garantiert –, kommen sie an der Erfahrung und dem Portfolio des internationalen Marktführers Pitney Bowes nicht vorbei“ sagt Stefan Huth, nicht ohne Stolz. Der Marketingleiter weiß: „Die Herausforderung liegt darin, die vorhandenen Elemente immer weiter miteinander zu verzahnen, um auf die aktuellen Anforderungen des Marktes zu reagieren. Sogenannte ‚transpromotional Mails’ als Verkettung von Transaktions- und Promotionmailings sind ein solches Beispiel: die Verbindung von Hard- und Software sowie die Steuerung komplexer Prozesse unter Berücksichtung des kompletten Mailstreams eines Unternehmens.“
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